Diese Hinweise beziehen sich auf die Rechtslage in Deutschland; in anderen Ländern gelten andere Gesetze! Aber auch für die Rechtssituation in Deutschland erheben diese Hinweise keinerlei Anspruch auf Vollständigkeit. Die Beratung durch einen Steuerberater können sie nicht ersetzen. Sie bieten lediglich eine erste Orientierung. Umfassend und verbindlich kann nur ein Steuerberater, Rechtsanwalt o. Ä. beraten – für den konkreten Einzelfall.
Rechtsstand: 1. Oktober 2012
Die erste Frage, die sich im Hinblick auf die CALVENDO-Honorare stellt, lautet: Geht es überhaupt um Einkünfte, die der Einkommensteuer unterliegen, oder geht es um sogenannte Liebhaberei? Der Einkommensteuer unterliegen Einkünfte nur dann, wenn damit eine Gewinnerzielungsabsicht einhergeht. Wenn nicht (wenn z. B. die Ausgaben planmäßig die Einnahmen übersteigen), geht es in den Augen des Finanzamts nur um Liebhaberei. Einnahmen aus Liebhaberei sind nicht steuerpflichtig. Umgekehrt können Ausgaben dafür auch nicht steuerlich zum Abzug gebracht werden.
Der diplomierte Grafiker A. ist seit Jahren Freiberufler, hat von zahlreichen Reisen eine große Menge spektakulärer Porträts von Menschen aus aller Welt und erstellt daraus einen CALVENDO-Kalender. Ausgaben dafür hat er im ersten Jahr nicht. Weil seine alte, ehemals privat angeschaffte Kamera aber nicht mehr richtig funktioniert, kauft er sich im Jahr drauf vor seiner nächsten Reise eine neue. Die Kosten dafür macht er steuerlich geltend. Naja, und weil die nicht ganz billig war, kommt er in diesem Jahr leicht in die roten Zahlen. Er verweist das Finanzamt aber darauf, dass er bereits im ersten Jahr Einnahmen von CALVENDO versteuert hat und legt plausibel dar, wie er in Zukunft mit seiner CALVENDO-Tätigkeit dauerhaft in die schwarzen Zahlen kommen wird. Das Finanzamt erkennt seine Gewinnerzielungsabsicht an.
Sozialarbeiter U. hat seit seiner Jugend mit Begeisterung gezeichnet. Er entdeckt CALVENDO und sieht endlich die Chance, seine Werke zu veröffentlichen. Aber sind die vorhandenen Zeichnungen wirklich gut genug? Eher nicht. Er kauft sich verschiedene Grafik- und Paint-Programme für mehrere Tausend Euro. Ach, und einen neuen Rechner noch dazu. Dann stellt er allerdings fest, dass die Bedienung dieser Programme doch recht schwierig ist, und mehr als einen Kalender erstellt er nie. Das Finanzamt betrachtet seine CALVENDO-Tätigkeit als Liebhaberei. Seine CALVENDO-Honorare braucht er nicht zu versteuern – seine Ausgaben darf er steuerlich allerdings auch nicht in Abzug bringen.
Die folgenden Ausführungen sind ausschließlich für diejenigen von Bedeutung, die mit ihrer CALVENDO-Tätigkeit steuerpflichtige Einkünfte erwirtschaften (wollen) – sofern sie als Einzelunternehmer tätig sind und nicht im Rahmen einer Personen- oder gar Kapitalgesellschaft. Dann wären die Besteuerungsfolgen wieder andere.
Für ihre Besteuerung ist entscheidend, ob die Einkünfte aus freiberuflicher Arbeit oder aus einem Gewerbebetrieb erzielt werden. Einkünfte aus freiberuflicher Tätigkeit unterliegen, anders als gewerbliche Einkünfte, nicht der Gewerbesteuer. Zudem kann die Gewinnermittlung bei freiberuflichen Einkünften grundsätzlich aus einer einfachen Einnahmen-Überschuss-Rechnung bestehen, während bei gewerblichen Einkünften in der Regel eine Bilanzierungspflicht besteht
Die Abgrenzung zwischen freiberuflichen und gewerblichen Einkünften kann auch für die Umsatzbesteuerung von Bedeutung sein.
Die Einkünfte zum Beispiel eines Fotografen werden dann als freiberuflich eingestuft, wenn sie aus künstlerischer Tätigkeit und damit aus freier und schöpferischer Gestaltung sowie aus eigenschöpferischer Leistung resultieren. Die Arbeiten müssen eine eigene Handschrift und mindestens eine gewisse künstlerische Gestaltungshöhe erkennen lassen. Andererseits: Nur weil ein Fotograf sich etwa auf wenige Motive beschränkt, kann der künstlerische Wert seiner Arbeiten nicht bestritten werden. Entscheidend ist aber, dass sie nicht lediglich getreue Tatsachen wiedergeben, sondern künstlerische Aussagen beinhalten.
Das Gleiche gilt sinngemäß auch für Grafiker, Illustratoren oder Texter: Die Arbeit eines Reinzeichners beispielsweise, der Entwürfe eines Grafikers oder Illustrators für die Produktion fertig ausarbeitet und aufbereitet, wird üblicherweise nicht als freie und schöpferische Gestaltung anerkannt.
Eine freie und schöpferische Gestaltung wird steuerlich dann nicht angenommen, wenn jemand genaue Anweisungen zu befolgen hat, wie dies meistens bei Fotografien für werbende Zwecke der Fall ist, oder wenn lediglich die Wirklichkeit abgebildet wird, ohne jegliche künstlerische Aussagekraft. Einem Werbefotografen zum Beispiel wird in der Regel keine künstlerische Tätigkeit unterstellt. Lassen die Arbeiten keine eigene freie und schöpferische Gestaltung erkennen, liegen Einkünfte aus einem Gewerbebetrieb vor.
Übrigens: Die meisten Fotografen und Mediengestalter erzielen zwar mit ihrer Arbeit gewerbliche Einkünfte. Das bedeutet aber nicht, dass dies auch für diejenigen gilt, die mit CALVENDO (genauer: der Calvendo Verlag GmbH) zusammenarbeiten! Hier wird es immer auf den Einzelfall ankommen.
Der Gewinn kann auf zwei Arten ermittelt werden: zum einen per Buchführung und Bilanz, zum anderen per Einnahmen-Überschuss-Rechnung.
Zu den Betriebseinnahmen zählen sämtliche Einnahmen, die jemand für seine Leistungen erhält, und somit auch die CALVENDO-Einnahmen, inklusive gegebenenfalls vereinnahmter Umsatzsteuer (bei Umsatzsteuerpflicht).
Zu den Betriebsausgaben zählen sämtliche betrieblich veranlasste Aufwendungen, zum Beispiel Fahrtkosten, Ausgaben für Internet und Telefon, Computerprogramme, Foto- und Kamera-Verbrauchsmaterial (Batterien, Speicherkarten usw.), soweit die Ausgaben für die CALVENDO-Tätigkeit entstanden sind. Auch die Anschaffungskosten für Kameras und Notebooks können als Betriebsausgaben (über die Abschreibung, verteilt auf mehrere Jahre, „Absetzung für Abnutzung“ genannt, abgekürzt AfA) abgezogen werden. Beträgt deren Kaufpreis nicht mehr als 410 €, können die Anschaffungskosten sofort im Jahr der Anschaffung, anderenfalls gleichmäßig über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer (Kameras sieben Jahre, Notebooks drei Jahre) als Ausgaben abgezogen werden.
Wer gewerbliche Einkünfte erzielt, muss seinen Gewinn durch eine Bilanz ermitteln. Er ist dann auch zur Buchführung verpflichtet. Die Buchführungspflicht entfällt, wenn er in zwei aufeinanderfolgenden Jahren jeweils Umsätze von 500.000 € oder weniger sowie einen Gewinn in Höhe von 50.000 € oder weniger erwirtschaftet. Dann kann der Gewinn per Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermittelt werden. Das ist einfacher.
Bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung gilt – anders als bei der Bilanz – das Zufluss-Abfluss-Prinzip. Das bedeutet: Wenn jemand beispielsweise sein Honorar bei CALVENDO zwar im November 2012 „verdient“ hat (etwa weil im November 32 seiner Kalender verkauft wurden), dies aber erst im Januar 2013 (mit der nächsten Honorarabrechnung) ausgezahlt wird, zählt das Honorar nicht zu den Betriebseinnahmen des Jahres 2012. Das Gleiche gilt für seine Betriebsausgaben. Eine Anzahlung im Dezember 2012 für eine Anschaffung, die erst im Januar 2013 geliefert wird, wird schon für das Jahr 2012 als Betriebsausgabe behandelt. Muss er dagegen eine Bilanz erstellen, gehört die Forderung auf das Honorar zum Jahr 2012 und die Anzahlung auf die Anschaffung zum Jahr 2013.
Wer also nicht zur Erstellung einer Bilanz verpflichtet ist, sondern nur eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung machen muss, für den sind die Zahlungszeitpunkte entscheidend, zu dem Einnahmen zugeflossen und Ausgaben abgeflossen sind.
Freiberufler brauchen – im Gegensatz zu gewerblichen Fotografen – keine Bilanz zu erstellen. Für sie reicht, unabhängig von der Höhe ihres Umsatzes oder Ihres Gewinns, die Einnahmen-Überschuss-Rechnung.
Einkünfte aus freiberuflicher Tätigkeit unterliegen nicht der Gewerbesteuer. Wird aber die Tätigkeit als gewerbliche Tätigkeit aufgefasst, unterliegen die entsprechenden Einkünfte außer der Einkommensteuer auch der Gewerbesteuer.
Allerdings wird die Gewerbesteuer auf die Einkommensteuer angerechnet, sodass die zusätzliche Belastung in der Regel nicht sehr hoch ausfällt. Das hängt vor allem von der Höhe des Gewerbesteuersatzes ab, der von Gemeinde zu Gemeinde unterschiedlich hoch ist.
Fotograf F. erzielt im Jahr 2012 gewerbliche Einkünfte in Höhe von 47.000 €. Daneben erzielt er keine weiteren Einkünfte. Auf diese Einkünfte entfallen Einkommensteuern von ca. 12.300 € sowie Gewerbesteuern von ca. 3200 €. Bei seiner Einkommensteuer wird die Gewerbesteuer mit ca. 3000 € angerechnet. A. hat als gewerblicher Fotograf also eine etwas höhere steuerliche Belastung (von ca. 200 €) als sein Kollege H., der Freiberufler ist.
Selbstständig tätige Künstler sind in der Regel Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes. Ihre Umsätze unterliegen regelmäßig der Umsatzsteuer. Alle CALVENDO-Honorare enthalten bereits die abzuführende Umsatzsteuer.
Die Höhe des Umsatzsteuersatzes hängt davon ab, ob der Künstler Vervielfältigungs- und Verbreitungsrechte seiner Werke verkauft, oder ob er seinem Auftraggeber zum Beispiel lediglich Bilddaten aushändigt, aber keine Rechte überträgt, die sich aus seinem Urheberrecht ergeben. Umsätze aus der Übertragung von Vervielfältigungs- und Verbreitungsrechten werden mit dem ermäßigten Umsatzsteuersatz von 7 % besteuert, alle anderen mit dem Regelsteuersatz von 19 %.
Jeder Unternehmer ist berechtigt, Rechnungen auszustellen, in denen er die Umsatzsteuer (umgangssprachlich auch Mehrwertsteuer) gesondert ausweist. Diese gesondert ausgewiesene Umsatzsteuer kann er in seiner Umsatzsteuervoranmeldung mit der Umsatzsteuer aus Rechnungen, die er selbst erhält (und die dann Vorsteuer heißt), verrechnen.
Zur Vorsteuer zählt die Umsatzsteuer aus sämtlichen Rechnungen seiner Betriebsausgaben, zum Beispiel für Internet und Telefon, Kamera-Verbrauchsmaterial (Batterien, Speicherkarten), Notebook und Kamera.
Grafiker M. hat seinem Kunden eine Rechnung über 1000 € plus 190 € Umsatzsteuer ausgestellt. Gleichzeitig hat er sich ein neues Computerprogramm gekauft, das ebenfalls 1000 € plus 190 € Umsatzsteuer gekostet hat. In seiner Umsatzsteuervoranmeldung werden beide Umsatzsteuerposten gegengerechnet: Er hat im Ergebnis keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abzuführen. Anders in der nächsten Umsatzsteuervoranmeldung. In deren Zeitraum fällt eine von A. ausgestellte Rechnung über 1000 € plus 190 € Umsatzsteuer sowie die Rechnung für Verbrauchsmaterial über 200 € plus 38 €.
Jetzt zieht er von der vereinnahmten Umsatzsteuer in Höhe von 190 € die 38 € Vorsteuer aus seinen Betriebsausgaben ab. Er muss also 152 € ans Finanzamt zahlen.
Außer einer Umsatzsteuervoranmeldung, die für kürzere Zeiträume wie zum Beispiel einen Monat oder ein Quartal fällig werden kann, müssen Unternehmer einmal jährlich auch eine Umsatzsteuererklärung abgeben.
Ausnahmen von der Umsatzsteuerpflicht sieht das Umsatzsteuergesetz für Kleinunternehmer vor. Kleinunternehmer ist, wer im Kalendervorjahr nicht mehr als 17.500 € Umsatz hatte, und der im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich einen Umsatz haben wird, der 50.000 € nicht übersteigt. Ein Künstler mit entsprechendem Umsatz kann die Kleinunternehmerregel wählen (und er ist daran dann fünf Jahre gebunden). Tut er das, entsteht für seine Umsätze keine Umsatzsteuer, er darf dann aber auch keine Vorsteuer abziehen.
Berechnet wird die Umsatzsteuer grundsätzlich auf Basis der vereinbarten Entgelte, nach dem Prinzip der Soll-Besteuerung.
Eine Leistung, für die Zeichner C. im Juli die Rechnung stellt, wird im Juli umsatzsteuerpflichtig, auch wenn der Kunde die Rechnung erst im August bezahlt.
Es gibt aber auch die Möglichkeit der Ist-Besteuerung. Dabei entsteht die Umsatzsteuer erst mit Ablauf des Voranmeldungszeitraumes, in dem das Entgelt dem Unternehmer tatsächlich zugegangen ist.
Illustrator K. hat seine Rechnung im Juli gestellt, sie wurde im August bezahlt, und B muss die Umsatzsteuer erst für den August ans Finanzamt abführen (das kann zum Beispiel Anfang September sein, wenn er seine Umsatzsteuer monatlich voranmelden muss). Durch die Ist-Besteuerung hat er einen Liquiditätsvorteil.
Freiberufler dürfen grundsätzlich die Ist-Besteuerung wählen. Dafür reicht es aus, die vereinnahmte Umsatzsteuer gegen die Vorsteuer zu verrechnen und bei den Voranmeldungen zur Umsatzsteuer oder bei der Umsatzsteuerjahreserklärung auf diesen Umstand hinzuweisen.
